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Tracciabilità di Filiera
L`industria alimentare italiana si appresta ad applicare il sistema di tracciabilità documentale ai fini della sicurezza previsto dal regolamento comunitario 178/2002, che entrerà in vigore il primo gennaio 2005.
In conformità a queste disposizioni, ciascun operatore del settore deve essere in grado di indicare i propri clienti e fornitori e disporre di quei sistemi e procedure che consentano di identificare il prodotto, in modo che ne sia facilitato il ritiro in caso di pericolo per la salute del consumatore.
La norma Iso 8402 definisce la tracciabilità come `la capacità di ritrovare la storia, l`utilizzazione o la localizzazione di una entità a mezzo di identificazioni registrate`. Il regolamento (Ce) 178/2002, del parlamento e del consiglio del 28/01/2002 - offre una definizione che con specifico riferimento alla produzione alimentare ne precisa meglio la natura. Secondo questa norma, la rintracciabilità si identifica con la `possibilità di ricostruire e seguire il percorso di un alimento …….. attraverso tutte le fasi della produzione, della trasformazione e della distribuzione”..
TRACCIABILITÁ DEI LOTTISulla base di quanto stabilito dalla normativa si pone il problema di applicare in modo non invasivo una serie di modifiche operative atte a soddisfare le richieste senza sconvolgere o appesantire in modo eccessivo l’operatività corrente delle Aziende alimentari commerciali o con produzioni di piccola e media scala, caratterizzate da numerosi lotti di piccola dimensione.
I punti chiave vengono identificati come segue:
Identificazione Merce in EntrataAl fine di rendere possibile un ordinato prelievo successivo è necessario che qualsiasi prodotto, componente o materia prima in entrata in azienda, ovvero risultato di lavorazione intermedia interna, venga identificato per lotto omogeneo.
Questo significa rendere possibile il successivo riconoscimento di ogni unità di materia prima o semilavorato come facente parte di un preciso lotto associato ad un fornitore e quindi ad un documento con data certa.
Ovviamente il risultato si può ottenere in numerosi modi ed è rilevante applicare la procedura più adatta ad ogni realtà, tenendo presente che lo scopo va raggiunto al minor costo operativo possibile.
Identificazione a tappeto: ogni singolo contenitore oggetto di singolo prelievo viene identificato con apposita etichetta in modo da evitare qualsiasi confusione anche in ambienti con elevata movimentazione o spazi circoscritti. Non è necessario personale specializzato poiché la procedura è elementare.
Identificazione sintetica: vengono etichettati solo i macrocontenitori o unità di stoccaggio (vedi cassoni, barili, pallet…) demandando alla fase di prelievo e produzione la necessaria attenzione al non mescolare quantità provenienti da lotti diversi. Auspicabile in ambienti spaziosi e con personale attento.
Etichette prestampate: l’identificazione può essere attuata mediante etichette prestampate con un codice/numero progressivo unico. All’atto dell’applicazione occorre indicare per il lotto/articolo/fornitore quali siano i codici etichetta collegati in modo dettagliato o per range (da numero … a numero).
Etichette stampate al momento: in questo caso la funzione di accettazione merce indica il fornitore, l’articolo ed il codice lotto (che può anche essere attribuito automaticamente come numero progressivo per il singolo fornitore) e richiede la stampa di etichette uguali in numero sufficiente per le unità da identificare. In caso di Lotto del fornitore preesistente è NECESSARIO inserire tale informazione che sarà usata per le successive ricerche di tracciabilità: tale codice DEVE essere unico per il fornitore e potrà essere usato in sede di prelievo in modo trasparente per identificare il Lotto ricevuto.
Prelievo al Lancio di ProduzioneIn questa fase l’obiettivo è indicare, per ciascun lotto di prodotto o semilavorato oggetto di lavorazione, quali siano i lotti di ogni componente.
Il livello di accuratezza e precisione in tale fase determina in modo inverso, in una successiva fase di rintraccio, il coinvolgimento di quantità di prodotto finito o semilavorato: quanto maggiore è la precisione nell’indicare il/i lotti prodotti impiegando un certo componente, tanto minore sarà la necessità di richiami e/o distruzioni in caso di difettosità.
Di conseguenza minore sarà la necessità di blocchi di produzione o spedizione e minore il danno complessivo sia economico sia d’immagine per l’azienda.
Per converso la precisione “ideale” può risultare eccessivamente onerosa ed è quindi corretto mediare: se di un componente/lotto c’è una piccola rimanenza, in teoria sarebbe necessario creare un lotto di prodotto con quel componente ed un nuovo lotto con il componente successivo. Questo implica la moltiplicazione dei lotti.
Non facendolo si creerà un solo lotto di dimensione maggiore usando un solo codice lotto componente che se però dovesse risultare difettoso coinvolgerà una maggiore quantità di prodotto.
In merito a tale approccio “elastico” occorre considerare anche la natura del componente o materia prima: maggiore la difettosità o deperibilità specifica e minore o assente deve essere la possibilità di mescolare lotti diversi anche se per piccole quantità.
Una volta definita una politica precisa in merito al livello di accuratezza l’operazione risulta, in sé, semplice: si tratta di indicare il codice articolo, il codice lotto attribuito alla produzione (attribuibile anche in modo automatico ma diverso dalla data di produzione) e raccogliere la lista dei componenti prelevati, creando così una lista di legami che dovranno essere opportunamente memorizzati.
Aspetto importante è la determinazione o meno, a fini di controllo incrociato, delle quantità prelevate per la produzione ovvero il calcolo delle stesse in base ad una ricetta o distinta base. Non è indispensabile, ma consente di verificare la coerenza complessiva delle operazioni.
Dal punto di vista operativo, infine, è possibile impiegare strumenti informatici o trascrivere semplicemente su carta le informazioni. La differenza, evidentemente, è nelle operazioni successive e nella rapidità di esecuzione.
Il modo più conveniente è quello di utilizzare un lettore di bar-code portatile o brandeggiabile che consenta di memorizzare rapidamente, guidato da software adeguato, tutte le informazioni coinvolte.
Prelievo in Evasione OrdineLa catena della qualità si chiude al momento della determinazione del lotto di articolo consegnato ad un certo cliente garantendo così di poter controllare la correttezza di eventuali resi ma soprattutto di poter identificare tempestivamente tutti i clienti che hanno ricevuto prodotti ottenuti dalla lavorazione di materie difettose o avariate.
Operativamente si tratta di evadere la richiesta del cliente indicando per ogni articolo il/i lotti e le relative quantità messe in consegna.
Per fare questo è indispensabile che il prodotto sia identificato in termini di articolo e di lotto e che tale informazione venga raccolta in modo puntuale per essere memorizzata e stampata sui documenti accompagnatori.
Anche in questa fase è auspicabile l’uso di strumenti informatici che possano indicare gli ordini da evadere (cliente, articoli e quantità), che possano raccogliere in modo rapido ed efficiente le informazioni (etichette e lettori di bar-code) trasformandole, ove possibile, direttamente in documenti accompagnatori pronti per le successive fasi amministrative (fatturazione).
Una problematica a parte è determinata dall’attività di tentata vendita: il punto focale è l’indicazione precisa, al momento della consegna, del lotto consegnato, cosa che può essere più o meno semplice.
In questo caso, al fine di un controllo incrociato, sarebbe opportuno identificare i lotti e relative quantità già al momento del carico del mezzo, assicurando poi lo scarico della giacenza del mezzo non già a livello di articolo ma di articolo/lotto, potendo così verificare la coerenza delle operazioni.
Tale attività può però risultare eccessivamente onerosa ed in tal caso si opterà per l’identificazione solo al momento della consegna e dell’emissione del DDT di tentata vendita al cliente, ottenendo così il risultato atteso anche se con minore precisione intrinseca.
Un ultimo aspetto da non sottovalutare è la gestione dei resi merce.
Infatti per tutta la merce sostituita è necessario indicare i lotti relativi consegnati, mentre sarebbe opportuno rilevare compiutamente tutti i lotti della merce resa, a prescindere dalla sostituzione o meno. Questo allo scopo di indagare sulla difettosità eventuale a ritroso in modo da identificarne i motivi e poter colpire l’eventuale fornitore o fase produttiva responsabile.
Strutture d’ArchivioAnagrafica ArticoliContiene le informazioni anagrafiche di base degli articoli ed è alimentata in prima istanza dall’importazione dei dati dal sistema gestionale. È comunque possibile la manutenzione autonoma.
Informazione gestibile è l’ubicazione in base alla quale ordinare le righe articoli per le operazioni di prelievo.
Anagrafica FornitoriContiene le informazioni anagrafiche di base dei fornitori ed è alimentata in prima istanza dall’importazione dei dati dal sistema gestionale. È comunque possibile la manutenzione autonoma.
Contiene anche la struttura del codice Lotto in termini di prefisso [ XXXX ] e di contatore progressivo. Ad ogni variazione viene eseguito un controllo per evitarne la duplicazione sia nell’archivio Lotti che nell’archivio SottoLotti.
Distinta Base [ Ricette ]Con riferimento alle anagrafiche articoli è possibile inserire le strutture di composizione dei prodotti e dei semilavorati relativi.
Per ogni distinta occorre indicare l’articolo Padre, se trattasi di prodotto Finito o Semilavorato, la quantità d’impiego standard per unità di Padre, la tolleranza standard di prelievo per l’articolo (in %) che verrà usata invece della tolleranza standard di configurazione, le note di prelievo, l’indicazione di distinta ATTIVA (cioè utilizzabile in sede di prelievo per Produzione) e l’indicazione di GIACENZA GESTITA per i materiali relativi.
Archivio LottiViene alimentato dalla emissione dei codici Lotto della Prestampa Etichette SottoLotto in entrata e del Ricevimento Lotto.
Per ogni Lotto le informazioni salienti sono: Codice Lotto, Codice Fornitore (vuoto se produzione interna), Codice Lotto Fornitore, Codice Articolo, Tipo Articolo (Prodotto, Semilavorato o Materia Prima), Data arrivo o produzione, Data scadenza, Stato (quarantena, scartato, disponibile, esaurito), quantità arrivata/prodotta teorica, quantità arrivata/prodotta effettiva, quantità prelevata per produzione, quantità prelevata per spedizione, quantità residua, numero imballi, note di ricevimento o produzione (a seconda che il Lotto sia di Prodotto, Semilavorato o Materia Prima), note Controllo Qualità.
Archivio SottoLottiÈ deputato a contenere i collegamenti funzionali tra i codici SottoLotto o codici Lotto fornitore con i codici Lotto generati internamente all’Applicazione.
Quando una ricerca di codice Lotto fallisce sull’archivio principale viene eseguita una ricerca su questo archivio al fine di verificare se il codice ricercato sia un SottoLotto ovvero un codice Lotto fornitore. In caso di successo viene restituito il codice Lotto dell’archivio principale.
Tutto questo per garantire la trasparenza totale per l’operatore e per il processo da egli seguito.
Flussi di InformazioniSotto il profilo del flusso informativo si può descrivere la soluzione come un’elaborazione locale integrativa rispetto al sistema gestionale dell’Azienda.
La base di partenza sono le anagrafiche articoli e fornitori che possono essere importate e l’Applicazione può iniziare immediatamente a “produrre” informazioni.
È infatti possibile immediatamente l’emissione di etichette identificative sia per i Lotti che per i SottoLotti, consentendo anche la memorizzazione di tutte le relative informazioni.
In assenza di Distinta Base non si ha alcun controllo sulla composizione qualitativa e quantitativa dei prelievi, ma i collegamenti tra i componenti ed il Lotto prodotto vengono eseguiti correttamente nella misura della cura posta da chi esegue l’operazione.
Gli unici controlli possibili sono sulle anagrafiche e sulla presenza e disponibilità dei Lotti.
Inserendo poi le Distinte Basi, anche poco alla volta, si possono attivare i controlli qualitativi (il componente deve essere tra quelli previsti) e, se inserita la quantità standard d’impiego, quantitativi (occorre prelevare xx Kg più o meno la tolleranza).
Con le quantità d’impiego correttamente inserite in una specifica DB è possibile attivare la gestione della giacenza dei materiali per Lotto per quella DB, operazione che consente di scaricare le quantità in sede di prelievo e definire Esaurito il Lotto, eliminandolo quindi dalle normali selezioni ed impedendo successivi possibili errori.
Al termine delle operazioni di Prelievo per Spedizione è possibile inviare i dati al Sistema Gestionale per l’emissione automatica di documenti accompagnatori contenenti le indicazioni dei codici Lotto in consegna.
Sono previste ricerche delle catene di Lotti per Lotto di Prodotto, Lotto di Semilavorato, Lotto di Materia Prima, Lotto Fornitore.
Sono altresì presenti le stampe relative così come le stampe di giacenza.
Sono presenti operazioni OPZIONALI di gestione:
· Dichiarazione di entrata/produzione EFFETTIVA (viene esplicitata la quantità effettivamente arrivata o prodotta) successivamente al termine della Produzione o del Controllo Qualità. Tale operazione modifica la quantità effettiva del Lotto e ricalcola la disponibilità dello stesso.
· Inserimento/importazione ORDINI di Produzione o Spedizione e relativa manutenzione
· Calcolo dei fabbisogni riepilogati per Prodotto, Semilavorato e Componente con stampa della Lista di prelievo sia per la Produzione che per la Spedizione.
· Esportazione Versamenti di Produzione, in veste di movimenti di carico per la gestione magazzino del Sistema Gestionale
· Esportazione Prebolle per generazione Bolle/Fatture da parte del Sistema Gestionale
Procedure InformatizzatePrestampa Etichette SottoLotto in entrataLa funzione consente, dietro richiesta operatore, di stampare un certo numero di etichette generiche di SottoLotto, con questo intendendo etichette da applicare a tutti i colli o solo ai macro contenitori al momento dell’ingresso.
La successiva fase di Ricevimento Lotto provvederà a collegare i SottoLotti ai codici Lotto veri e propri.
Il codice SottoLotto, composto da dieci caratteri alfanumerici, può essere esclusivamente numerico [ 0000000001-9999999999 ] oppure composto da un prefisso e dal numero di sequenza [ XXXX000001-XXXX999999 ] dove i possibili prefissi vengono definiti dall’Amministratore ed impiegati fino al raggiungimento del numero massimo (999.999).
Il prefisso è a totale discrezione ma si consiglia una composizione che identifichi il tipo di materiali, il fornitore o la finestra temporale d’impiego [ FA00000001=Farina 00; 0423000001=anno 2004, 23esima settimana; FONT000001=fornitore Fontana ] diversificandosi comunque dai possibili prefissi da dedicare alle etichette stampate a posteriori e a fronte di specifico fornitore [ ERID000001=fornitore Eridania ]
Ricevimento LottoOperativamente si tratta di indicare al Sistema CHI sia il fornitore (scegliendo dall’anagrafica), QUALE sia il codice dell’articolo in ingresso ed infine attribuire il codice Lotto.
In questa fase è possibile identificare due situazioni: il prodotto è già identificato in termini di Lotto (a cura del fornitore) oppure non lo è.
Se non è identificato occorre identificare la merce con etichette prestampate (vedi punto precedente) oppure richiedere l’emissione di un nuovo codice Lotto specifico del fornitore (codice Lotto precedente + 1: ERID000002) e delle relative etichette in numero sufficiente per l’identificazione a tappeto o solo per i macrocontenitori.
Se invece il prodotto è già identificato (es: L290E11) è NECESSARIO (per la successiva tracciabilità) conservare tale codifica indicando al Sistema il codice esistente; il programma verifica che tale codice sia inesistente (per qualsiasi articolo e per qualsiasi fornitore) ed in tal caso emette un nuovo codice Lotto (es: ERID000002) che viene automaticamente associato al codice Lotto del fornitore (es: L290E11) in modo che nelle successive letture di quest’ultimo si abbia l’implicita identificazione del Lotto entrato (es: ERID000002).
Nel caso invece il codice Lotto del fornitore (es: L290E11) sia già esistente nel Sistema viene data segnalazione indicando articolo e fornitore e ne viene impedito l’uso obbligando all’emissione di etichetta come nel caso di prodotto non identificato oppure consentendo di modificare la quantità del Lotto preesistente (caso specifico: arrivo di una seconda fornitura del medesimo Lotto, o si incrementa il precedente Lotto perché molto prossimo nel tempo oppure si ricodifica il Lotto del fornitore aggiungendo come informazione descrittiva [ dal momento che come codice Lotto “doppio” non può essere accettato ] il codice Lotto del fornitore per la successiva rintracciabilità oppure, infine, si usa il codice Lotto aggiungendo un numero d’ordine [es: L290E11 => L290E11-2] che andrà però riportato sugli imballi ).
Definita l’identificazione della merce (preesistente o applicando etichette), il punto focale è la generazione del Lotto (indicando fornitore ed articolo, data, data scadenza, numero colli, quantità e note) immediatamente dopo il collegamento dei SottoLotti eventualmente attribuiti.
Questa operazione può essere eseguita tramite letture dei codici a barre, tramite digitazione del range [ es. XXXX000001-XXXX000007 ] o dei singoli codici.
Al termine della procedura si disporrà della merce identificata in modo certamente univoco e delle relative informazioni correttamente memorizzate sul Sistema.
Si noti che i Lotti così ricevuti verranno posti automaticamente in STATO disponibile o di quarantena in attesa di controllo qualità a seconda di quanto stabilito dalla configurazione dell’Applicazione e/o dalle anagrafiche Fornitore ed Articolo.
Controllo QualitàLa funzione minima consiste nel valicare il Lotto in quarantena rendendolo così disponibile al prelievo per la produzione o per la spedizione. (Da implementare)
Prelievo per ProduzioneLa funzione può essere eseguita a fronte di una lista di ordini ovvero per singolo prodotto o semilavorato. Nel caso di lista l’operatore deve scegliere quale articolo produrre selezionando nelle righe e tenendo conto che la lista è ordinata proponendo per primi i semilavorati.
Una volta definito l’articolo da produrre ed indicata, modificata o confermata la quantità (in dipendenza dell’esistenza o meno di ordini), si possono evidenziare due situazioni: presenza o assenza di Distinta Base o Ricetta.
In caso di presenza l’operatore vede la proposta del primo componente da prelevare ma può, invece, prelevare altro articolo leggendone o digitandone il codice Lotto.
A fronte di tale input viene ricercato il Lotto tra i Lotti, poi tra i SottoLotti, identificando così l’articolo e controllando che lo stesso sia presente nella DB e non sia già stato prelevato.
In caso positivo viene accettato e proposta la quantità (se esiste una quantità d’impiego in DB viene moltiplicata per la quantità di padre da produrre) che deve essere confermata o modificata ovvero digitata dall’operatore e che dovrà essere entro la tolleranza.
L’intera transazione viene memorizzata in apposito archivio temporaneo al fine di poterla sospendere e riprendere con la massima libertà.
La chiusura del prelievo viene accettata ed elaborata solo quando tutti i componenti sono stati prelevati per le quantità richieste (più o meno la tolleranza eventuale standard o di DB). Solo allora viene generato il Codice Lotto e vengono emesse le etichette identificative oltre, naturalmente a memorizzare tutte le informazioni relative al nuovo lotto ed alla composizione.
Qualora la Distinta Base non sia presente (perché ancora non inserita o comunque non attivata, per scelta aziendale, perché prodotto occasionale ecc.) tutte le operazioni verranno eseguite senza alcun possibile controllo in termini di composizione (articoli prelevati) che di quantità prelevate.
Prelievo per SpedizioneLa funzione può essere eseguita a fronte di una lista, a video o su stampa, di ordini con gli articoli ordinati per ubicazione, ovvero per singolo prodotto. Nel secondo caso dovrà essere indicato a priori il Cliente e la Destinazione.
Avendo quindi identificato l’Articolo e la destinazione si può procedere all’identificazione del/dei lotti di prodotto.
Tale operazione può essere eseguita mediante lettura o digitazione dei codici Lotto indicando per ciascuno di essi la quantità.
Alla dichiarazione di chiusura articolo da parte dell’operatore viene eseguito il controllo sulla quantità prelevata con eventuale segnalazione per differenza e possibilità di modifica.
Successivamente è possibile passare alla successiva riga dello stesso ordine o ad un nuovo ordine, ovvero sospendere o passare alla manutenzione.
Al termine delle operazioni di prelievo è possibile trasferire le informazioni alla successiva fase di bollettazione.
Soluzioni HardwareL’Applicazione richiede un PC di medie capacità, se necessario collegato via rete all’ambiente Gestionale per i necessari trasferimenti di informazioni.
È necessaria una stampante a getto d’inchiostro o laser per i report ed una stampante specializzata per le etichette.
Tutte le operazioni possono essere svolte sul PC impiegando mouse e tastiera, anche se può essere utile un lettore di bar-code in emulazione tastiera a filo o, meglio, wireless (via radio) per la lettura di codici Lotto dalle etichette soprattutto nel caso non si gestiscano le quantità.
Ove invece vengano gestite le quantità di prelievo diventa necessario l’impiego di Terminali Portatili.
Terminali Portatili BatchNon essendo collegati in tempo reale implicano il trasferimento/aggiornamento delle informazioni da e per il PC. Consentono solo una parte di controlli in funzione dei dati presenti “a bordo”.
Sono consigliabili in ambiente poco dinamico al fine di evitare la continua necessità d’aggiornamento anche se tale funzione richiede operazioni semplicissime e di brevissima durata (1-3 minuti massimo). Sono inoltre limitati dalle funzioni/informazioni presenti e quindi è normalmente necessario un numero maggiore di Terminali.
Terminali Portatili WirelessEssendo questi collegati al PC come semplici terminali stupidi, sfruttano a pieno tutta la potenza d’elaborazione presente sullo stesso e dispongono, per i controlli, di tutte le informazioni costantemente aggiornate.
Sono quindi molto versatili, in funzione delle possibilità del PC e possono soddisfare in momenti diversi tutte le necessità dell’Applicazione, remotizzandone buona parte delle capacità.
Per questo è necessario un numero inferiore di terminali che possono essere usati in momenti diversi da tutto il personale per le diverse attività.
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